Senior HR Officer- HR Service Center, Law & Digitization

Daikin Europe NV (DENV) is a subsidiary of Daikin Industries Limited, a Japanese outstanding company and worldwide the biggest developer, producer and supplier of HVAC-R (heating, ventilation, air conditioning and refrigeration) solutions, including heating pumps and cooling technology.

DENV is Daikin’s sales, R&D, and production headquarters for Europe, the Middle-East and Africa. The headquarter has Belgian offices in Brussels, Ghent and Ostend, as well as 8 production plants, 24 sales subsidiaries and offices and a whole network of independent distributors and dealers across the EMEA region.

Afdeling:

Je maakt deel uit van het HR Service Center van DENV, een team van ervaren HR-specialisten dat zich inzet voor een optimale Employee Experience. We combineren efficiënte digitale oplossingen met persoonlijk advies in alle personeels- en HR-juridische vraagstukken.

Samen met het payrollteam (interne externe partner) zorgen we voor een correcte en tijdige loonverwerking. Daarnaast zijn we het dagelijkse aanspreekpunt voor medewerkers rond hun personeelsdossier, verloning en voordelen, verlofrechten en andere sociaaljuridische thema’s. Het team levert ook nauwkeurige HR-rapporteringen aan business managers en interne HR-partners, zodat zij de juiste beslissingen kunnen nemen.

Onze doelgroep bestaat uit een zeer diverse mix (bv. generatie, nationaliteit, functieprofielen, verantwoordelijkheidsniveaus, ...) van arbeiders en bedienden op de verschillende DENV HQ-locaties in België. De onderwerpen die we behandelen variëren van individueel tot collectief.

Als Senior HR Officer in dit team draag je bij aan de efficiënte uitvoering van onze HR-diensten en -processen, waaronder de loonadministratie (ondersteund door een interne externe partner) en het beheer van werknemersvoordelen. Daarnaast neem je initiatieven voor verdere optimalisatie en digitalisering van deze HR-processen.

Naast je directe collega’s binnen het HR Service Center, heb je ook intensief professioneel contact met andere HR-teams (HR Centre of Expertise en HR Strategic Business Partners), vakbonden en business stakeholders.

Je belangrijkste werkplaats is Oostende, maar af en toe kan je ook de andere Belgische locaties bezoeken.

Functiebeschrijving:

Als Senior HR Officer (supervisor) speel je een belangrijke rol binnen het DENV HR-team.

Dit vanuit zowel het perspectief van de dagelijkse operatie, waarbij je eigenaar bent van en als inhoudelijk expert fungeert in een selectie van HR-onderwerpen, processen en/of beleidslijnen die van toepassing zijn op de DENV-organisatie.

Daarnaast draag je vanuit een change management perspectief bij aan het herontwerpen, optimaliseren en digitalisering van belangrijke HR-processen, om een "tiermodel"-benadering van HR-diensten verder uit te rollen – dat wil zeggen van digitale selfservice (tier 0) naar gespecialiseerd, persoonlijk advies en beleidsontwikkeling (tier 3).

Operationele en inhoudelijke verantwoordelijkheden:

• Als Subject Matter Expert (SME) ben je het expertisepunt binnen ons tiermodel. Je behandelt complexe vraagstukken die afwijken van de policies en/of gebruiken binnen de organisatie, en biedt ondersteuning waar nodig.
  • Je analyseert individuele situaties en zoekt naar oplossingen die zowel de tevredenheid van medewerkers als de naleving van bedrijfsbeleid en wetgeving waarborgen (met ondersteuning van onze HR Legal Officer).
  • Voor uitzonderingen op policies werk je nauw samen met HR Business Partners en de HR Legal Officer om duurzame oplossingen te realiseren.
  • Je focust op thema’s zoals: aanwezigheids- en afwezigheidsbeheer (bv. deeltijds werken, ziekte), arbeidsovereenkomsten, verloning, verzekeringen en pensioenregelingen, mobiliteit en flexibele verloning. Deze onderwerpen hebben een directe impact op een correcte loonverwerking, die jij bewaakt door tijdige coördinatie en duidelijke communicatie binnen en door het team.
  • Je onderhoudt een constructieve samenwerking met externe partners, zoals verzekeringsmakelaars.
• Je draagt bij aan de ontwikkeling van HR-beleid en zorgt voor een correcte interpretatie en vertaling van policies naar processen voor Tier 1 en Tier 2.

Verantwoordelijkheden rond compliance:

• Als SME voor HR services zorg je ervoor dat wetswijzigingen die de activiteiten kunnen beïnvloeden, worden vertaald en verwerkt in de processen van het team. Hierbij werk je nauw samen met de HR Legal Officer.
• Als "control owner" hou je ook toezicht op de activiteiten van het team met betrekking tot naleving van onze interne controlesystemen (J-SOX, ISO, ...), waarbij je processen en flows waar nodig aanpast.

Projectmogelijkheden:

Naast je dagelijkse operationele taken krijg je de kans om mee te werken aan uitdagende projecten, zoals:

• Optimalisatie van processen: verbeteringen in documentatie, gegevensopslag en het gebruik van digitale handtekeningen.
• Definiëren en opvolgen van SLA’s richting diverse stakeholders, zoals onze payrollpartner, interne afdelingen (IT, productie) en externe leveranciers.
• Digitale innovatie: in samenwerking met ons HR Digi-team werk je aan verbeteringen in HR-diensten, zoals selfservice-opties voor medewerkers en automatisering van processen.
• Rapportering en analyse: opzetten van regelmatige rapportages over de activiteiten van het HR Service Center en op basis daarvan verbeterinitiatieven aansturen.
• Change management binnen HR:
  • Focus op transformatie van onze huidige teamstructuur naar een toekomstgericht tier‑model, waarbij we werken met duidelijke escalatieniveaus en gestroomlijnde processen voor medewerkers en leidinggevenden en/of;
  • Uitrol geïntegreerd HR Service center dat alle Daikin‑organisaties in België bedient, met als doel uniforme dienstverlening, efficiëntieverbetering en een consistente employee experience.

Profiel:

• Je beschikt over een (master) diploma in HR of je kan een gelijkwaardig niveau aantonen op basis van relevante ervaring
• Je bent een ervaren HR-professional met kennis of ervaring met payroll/loonadministratie gerelateerde onderwerpen
• Je hebt een goede kennis van het Belgische arbeidsrecht, sociaal recht alsook kennis van verloning en voordelen
• Je beschikt over een uitstekende kennis van Excel
• Ervaring met HR software zoals Succesfactors & SAP-HCM is een pluspunt
• Je hebt een procesgerichte en proactieve mindset; ervaring met digitalisering is mooi meegenomen
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent een echte teamspeler en netwerker
• Je bent vloeiend in Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling

Daikin Europe is een dochteronderneming van Daikin Industries Ltd. en de toonaangevende leverancier op vlak van verwarming, koeling, ventilatie, luchtzuivering en koeltechniek. Het bedrijf ontwikkelt, produceert en brengt een breed portfolio aan apparatuur op de markt, evenals op maat gemaakte oplossingen voor residentiële, commerciële en industriële doeleinden in Europa, het Midden-Oosten en Afrika (EMEA). Daikin EMEA heeft momenteel meer dan 12.000 werknemers in dienst in meer dan 59 geconsolideerde dochterondernemingen. Verspreid over 12 grote productiefaciliteiten in België, Tsjechië, Duitsland, Italië, Spanje, Turkije, Oostenrijk en het VK. Ons doel is om duurzame en doeltreffende oplossingen te leveren en een goed klimaat te scheppen voor de komende generaties. Dit alles kan alleen worden bereikt dankzij onze mensen.
 
Good climate starts with people.
Wij geloven dat onze medewerkers het kloppende hart zijn van ons bedrijf en dat oplossingen van topkwaliteit worden geleverd door getalenteerde mensen in een goede werkomgeving. Daardoor leven wij in een unieke omgeving die gebaseerd is op onze mensgerichte aanpak, waar wij het unieke van elke persoon waarderen en waar wij echt geloven in het onbeperkte potentieel van mensen. Good climate starts with people.