Polish below

1. Who We Are  

Daikin  Europe Coordination Center N.V., Spółka Akcyjna, with registered address with the registered office in Warsaw, at 7th Taśmowa Street ("Daikin" or “we”), is the Data Controller of your personal data. We are informing job applicants about how we process your personal data as part of the human resources management process, in accordance with Article 13 and 14 of the European Regulation 2016/679 on the protection of personal data ("Regulation" or "GDPR"), Ustawa z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000) and its subsequent amendments and integrations. 

2. Categories of Processed Data and Purposes  

Within the selection process, Daikin and authorized third parties may process the following categories of personal data: 

• Personal identification data (name, surname, place and date of birth, nationality, and address)  
• Contact data (email, telephone, mobile)  
• Data related to education, professional situation, career, role in the company (for example, educational qualifications, previous work experience)  

3. Legal Basis for Processing  

We will not process your personal data unless required or justified by law for that specific purpose. For this reason, we will only process your personal data if: 

• We have obtained your prior consent; 
• The processing is necessary to fulfill our obligations to you; 
• The processing is necessary to fulfill legal or regulatory obligations; 
• The processing is necessary to protect your interests or fundamental rights or those of others; or 
• The processing is necessary to pursue our legitimate interests without harming your interests, fundamental rights, or freedom. Please note that when we process your Personal Data based on this criterion, we always aim to strike a balance between our legitimate interests and your privacy. 

While providing your data is voluntary, failure to do so will make it impossible for Daikin to consider your application in a selection procedure. 

4. Sharing and Transfer of Personal Data 

Data collected by Daikin will only be shared for the purposes mentioned above. We will not share or transfer your personal data to third parties other than those indicated in this Privacy Notice. During our activities and solely for the same purposes as listed in this Privacy Notice, your personal data may be transferred to the following categories of recipients:  

• Company personnel (including direct and indirect superiors, HR personnel, and in some cases, certain colleagues as part of their job duties)  
• Other companies within the Daikin group, as data processors, where necessary for purposes such as global processes, group communications, or personnel planning  
• External figures collaborating with the company  
• Any public and/or private entity to whom communication of your personal data is necessary in relation to your recruitment and solely for that purpose  
• Service providers, e.g., payroll providers, IT system providers, cloud service providers, database providers, consultants, entities providing instrumental or supportive services to those carried out by Daikin, such as experts, consultants, legal advisors, auditing firms, leasing companies, insurance companies and IT service providers. 
• Insurance companies, banks, public entities acting as data processors, for which you should refer to their privacy notices and policies regarding how they use your personal data. 

The updated list of Data Processors is available at the Data Controller's registered office and will be provided upon written request. 

5. Transfers to Non-EU Countries  

Daikin may need to transfer your personal data to countries located outside the European Union/European Economic Area (EEA), referred to as "third countries." Such transfers to third countries may encompass all processing activities described in Section 3 above. This Privacy Notice also applies to transfers of data to third countries where the level of data protection differs from that of the European Union. In particular, international transfers of data may occur under the following circumstances: 

• Group Companies: Group companies located outside the European Union have entered into data protection agreements using standard contractual clauses in line with standards set by the European Commission to protect privacy and legitimize international data transfers.  
• Other Third Parties outside the European Union/EEA: Any transfer of personal data to third parties will only occur after informing you and, if required, obtaining your consent. Any transfer of data to countries other than those for which the European Commission has issued an adequacy decision will be based on agreements using standard contractual clauses adopted by the European Commission or other adequate safeguards in compliance with applicable laws.  

You can request further information regarding international transfers of personal data and obtain a copy of the appropriate safeguards in place by exercising your rights as outlined in Section 7 below. 

6. Security of Personal Data  

Daikin has implemented appropriate technical and organizational measures to provide an adequate level of security and confidentiality for personal data. These measures consider: 

• the state of the art of technology; 
• the costs of implementation;  
• the nature of the data; and  
• the risks of processing.  

The purpose is to protect your personal data from accidental or unlawful destruction or alteration, accidental loss, unauthorized disclosure, unauthorized access, and other forms of unlawful processing. Furthermore, when managing your personal data, Daikin: 

• collects and processes personal data that are adequate, relevant, and not excessive, as required to fulfill the purposes mentioned above; and 
• ensures that such personal data remain updated and accurate. 

7. Personal Data Retention Period  

Daikin is committed to deleting personal data belonging to candidates who are not hired at the end of the selection process after 2 years from the communication of the negative outcome of the selection, unless candidates, following said communication, expressly request the immediate deletion of their personal data. 

For more information about the retention period of personal data concerning data subjects, including Worker data, please ask for a copy of the Record Retention Schedule – Poland. 

8. Your Rights 

The rights related to the personal data processed by Daikin are as follows: 

• Right of Access: You can ask Daikin for information about the personal data stored concerning you, including information on the categories of personal data Daikin possesses or controls, the purpose for which they are used, where they have been collected (if not directly from you), and to whom they may have been communicated. 
• Right to Rectification: You can obtain from Daikin the rectification of the personal data concerning you or communicated by you. Daikin makes reasonable efforts to ensure that the personal data it holds are accurate, complete, up-to-date, and relevant, based on the most recent information available. 
• Right to Erasure: You can obtain from Daikin the erasure of your personal data if:  

1. The personal data are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed;  
2. You have the right to object to further processing of your personal data and you exercise this right to object;  
3. The personal data have been processed unlawfully; unless processing is necessary in terms of legal obligations, law, or to establish, exercise, or defend a legal claim. 

• Right to Restriction: You can obtain restriction of processing of your personal data if:  

1. You contest the accuracy of your personal data during the period when Daikin must verify their accuracy;  
2. The processing is unlawful or the data is no longer needed for the purposes of processing, but you require it for the establishment, exercise, or defense of legal claims. 

• Right to Data Portability: Upon your request, Daikin will transfer your personal data to another data controller, if technically feasible, provided that the processing is based on your consent or is necessary for the execution of a contract. 
• Right of Objection: You have the right to object to the processing of your personal data at any time, provided that the processing is not based on your consent but on the legitimate interests of Daikin or third parties. In such cases, Daikin will no longer process your personal data unless compelling and legitimate reasons can be demonstrated that override your interests, rights, or freedoms, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. If you object to the processing, please specify whether you wish to delete your personal data or restrict its processing. 
• Right to Lodge a Complaint: If you believe that there has been a violation of applicable privacy laws, you have the right to lodge a complaint with UODO – Urząd ochrony danych osobowych or the location where the alleged violation occurred. 

To exercise the aforementioned rights, you can contact the Data Controller at the following email address dpc@daikineurope.com. Please note that pursuant to Article 14(3) of the GDPR, the Data Controller provides the information referred to in paragraphs 1 and 2 of Article 14 GDPR: a) within a reasonable period from the collection of personal data, but no later than one month, considering the specific circumstances in which personal data is processed; b) in case personal data is intended for communication with the data subject, no later than at the time of the first communication with the data subject; or c) in case communication to another recipient is foreseen, no later than the first communication of personal data. 

To exercise the rights pursuant to Articles 15 and following of the Regulation, you may address the Data Controller, Daikin  Europe Coordination Center N.V., Spółka Akcyjna, with registered address with the registered office in Warsaw, at 7th Taśmowa Street, Email dpc@daikineurope.com. 

9. Data Protection Officer 

 The Global Data Protection Officer responsible for compliance by Daikin in the European area with data protection regulations is Ms. Ren Caoqin. 

The Data Subject can securely and confidentially contact the Data Protection Officer or their offices at any time if they have general questions regarding the processing of their personal data or for any matter related to data protection, using the following: 

Email address: euprivacy@daikin.co.jp 

Data Protection Officer, Umeda Center Bldg., 2-4-12, Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka 530-8323, Japan. 

INFORMACJA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KANDYDATÓW DO PRACY  

1. Kim jesteśmy   

Daikin Europe Coordination Center N.V., Spółka Akcyjna, z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Taśmowej 7 ("Daikin" lub "my"), jest Administratorem Państwa danych osobowych. Informujemy kandydatów do pracy o tym, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w ramach procesu zarządzania zasobami ludzkimi, zgodnie z art. 13 i 14 europejskiego rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych ("Rozporządzenie" lub "RODO"), Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000) wraz z późniejszymi zmianami i integracjami.  

2. Kategorie przetwarzanych danych i cele   

W ramach procesu selekcji Daikin i autoryzowane strony trzecie mogą przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:  

• Osobiste dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, miejsce i data urodzenia, obywatelstwo i adres)   
• Dane kontaktowe (e-mail, telefon, telefon komórkowy)   
• Dane związane z wykształceniem, sytuacją zawodową, karierą, rolą w firmie (na przykład kwalifikacje edukacyjne, poprzednie doświadczenie zawodowe)   

3. Podstawa prawna przetwarzania danych   

Nie będziemy przetwarzać danych osobowych użytkownika, chyba że jest to wymagane lub uzasadnione przez prawo w tym konkretnym celu. Z tego powodu będziemy przetwarzać dane osobowe użytkownika tylko wtedy, gdy:  

• Uzyskaliśmy uprzednią zgodę użytkownika;  
• Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań wobec użytkownika;  
• Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia zobowiązań prawnych lub regulacyjnych;  
• Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony interesów lub praw podstawowych użytkownika lub innych osób; lub  
• Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów bez szkody dla interesów, praw podstawowych lub wolności użytkownika. Należy pamiętać, że przetwarzając dane osobowe użytkownika w oparciu o to kryterium, zawsze staramy się zachować równowagę między naszymi uzasadnionymi interesami a prywatnością użytkownika.  

Podanie danych jest dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwi Daikin rozpatrzenie zgłoszenia w procedurze selekcji.  

4. Udostępnianie i przekazywanie danych osobowych  

Dane gromadzone przez firmę Daikin będą udostępniane wyłącznie w celach wymienionych powyżej. Nie będziemy udostępniać ani przekazywać danych osobowych użytkownika stronom trzecim innym niż wskazane w niniejszej Informacji o polityce prywatności. W trakcie naszej działalności i wyłącznie w celach wymienionych w niniejszej Informacji o ochronie prywatności dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:   

• Personel firmy (w tym bezpośredni i pośredni przełożeni, personel HR, a w niektórych przypadkach niektórzy współpracownicy w ramach swoich obowiązków służbowych)   
• Inne spółki w ramach grupy Daikin, jako podmioty przetwarzające dane, jeśli jest to konieczne do celów takich jak procesy globalne, komunikacja grupowa lub planowanie personelu.   
• Osoby zewnętrzne współpracujące z firmą   
• Wszelkie podmioty publiczne i/lub prywatne, którym przekazanie danych osobowych użytkownika jest niezbędne w związku z rekrutacją użytkownika i wyłącznie w tym celu   
• Dostawcy usług, np. dostawcy usług kadrowo-płacowych, dostawcy systemów informatycznych, dostawcy usług w chmurze, dostawcy baz danych, konsultanci, podmioty świadczące usługi instrumentalne lub wspierające usługi świadczone przez Daikin, takie jak eksperci, konsultanci, doradcy prawni, firmy audytorskie, firmy leasingowe, firmy ubezpieczeniowe i dostawcy usług informatycznych.  
• Firmy ubezpieczeniowe, banki, podmioty publiczne działające jako podmioty przetwarzające dane, w przypadku których należy zapoznać się z ich polityką prywatności i zasadami dotyczącymi sposobu wykorzystywania danych osobowych.  

Zaktualizowana lista Podmiotów Przetwarzających Dane jest dostępna w siedzibie Administratora Danych i zostanie dostarczona na pisemny wniosek.  

5. Transfer do krajów spoza UE   

Firma Daikin może być zmuszona do przekazania danych osobowych użytkownika do krajów znajdujących się poza Unią Europejską/Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), zwanych "krajami trzecimi". Takie przekazywanie danych do krajów trzecich może obejmować wszystkie czynności przetwarzania opisane w sekcji 3 powyżej. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności ma również zastosowanie do przekazywania danych do krajów trzecich, w których poziom ochrony danych różni się od poziomu obowiązującego w Unii Europejskiej. W szczególności międzynarodowe przekazywanie danych może mieć miejsce w następujących okolicznościach:  

• Spółki Grupy: Spółki Grupy zlokalizowane poza Unią Europejską zawarły umowy o ochronie danych z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych zgodnych ze standardami określonymi przez Komisję Europejską w celu ochrony prywatności i legitymizacji międzynarodowych transferów danych.   
• Inne strony trzecie spoza Unii Europejskiej/EOG: Wszelkie przekazywanie danych osobowych stronom trzecim będzie miało miejsce wyłącznie po poinformowaniu użytkownika i, w razie potrzeby, uzyskaniu jego zgody. Wszelkie przekazywanie danych do krajów innych niż te, dla których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, będzie opierać się na umowach wykorzystujących standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską lub inne odpowiednie zabezpieczenia zgodne z obowiązującymi przepisami.   

Użytkownik może zażądać dalszych informacji dotyczących międzynarodowego przekazywania danych osobowych i uzyskać kopię odpowiednich zabezpieczeń, korzystając ze swoich praw określonych w sekcji 7 poniżej.  

6. Bezpieczeństwo danych osobowych   

Firma Daikin wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych. Środki te uwzględniają:  

• najnowocześniejsza technologia;  
• koszty wdrożenia;   
• charakter danych; oraz   
• ryzyko związane z przetwarzaniem.   

Celem jest ochrona danych osobowych użytkownika przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem lub zmianą, przypadkową utratą, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem i innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania. Ponadto, zarządzając danymi osobowymi użytkownika, Daikin:  

• gromadzi i przetwarza dane osobowe, które są adekwatne, istotne i nienadmierne, zgodnie z wymogami realizacji celów wymienionych powyżej; oraz  
• zapewnia, że takie dane osobowe pozostają aktualne i dokładne.  

7. Okres przechowywania danych osobowych   

Daikin zobowiązuje się do usunięcia danych osobowych należących do kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni po zakończeniu procesu selekcji po upływie 2 lat od powiadomienia o negatywnym wyniku selekcji, chyba że kandydaci, po otrzymaniu takiego powiadomienia, wyraźnie zażądają natychmiastowego usunięcia swoich danych osobowych.  

Aby uzyskać więcej informacji na temat okresu przechowywania danych osobowych dotyczących osób, których dane dotyczą, w tym danych pracowników, należy poprosić o kopię Harmonogramu przechowywania dokumentacji - Polska.  

8. Prawa użytkownika  

Prawa związane z danymi osobowymi przetwarzanymi przez Daikin są następujące:  

• Prawo dostępu: Użytkownik może zwrócić się do firmy Daikin o udzielenie informacji na temat przechowywanych danych osobowych dotyczących użytkownika, w tym informacji na temat kategorii danych osobowych posiadanych lub kontrolowanych przez firmę Daikin, celu ich wykorzystania, miejsca ich zebrania (jeśli nie zostały zebrane bezpośrednio od użytkownika) oraz podmiotu, któremu mogły zostać przekazane.
• Prawo do sprostowania: Użytkownik może zażądać od firmy Daikin sprostowania dotyczących go lub przekazanych przez niego danych osobowych. Daikin podejmuje uzasadnione starania w celu zapewnienia, że przechowywane przez nią dane osobowe są dokładne, kompletne, aktualne i istotne, w oparciu o najnowsze dostępne informacje.  
• Prawo do usunięcia danych: Użytkownik może uzyskać od Daikin usunięcie swoich danych osobowych, jeśli:   

1. Dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zgromadzone lub w inny sposób przetwarzane;   
2. Użytkownik ma prawo sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu jego danych osobowych i korzysta z tego prawa;   
3. Dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, chyba że ich przetwarzanie jest konieczne ze względu na zobowiązania prawne, przepisy prawa lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.  

• Prawo do ograniczenia: Użytkownik może uzyskać ograniczenie przetwarzania swoich danych osobowych, jeśli:   

1. Użytkownik kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych w okresie, w którym Daikin musi zweryfikować ich prawidłowość;   
2. Przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub dane nie są już potrzebne do celów przetwarzania, ale użytkownik potrzebuje ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.  

• Prawo do przenoszenia danych: Na żądanie użytkownika firma Daikin przekaże jego dane osobowe innemu administratorowi danych, o ile będzie to technicznie wykonalne, pod warunkiem, że przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika lub jest niezbędne do wykonania umowy.  
• Prawo do sprzeciwu: Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych, pod warunkiem, że przetwarzanie nie opiera się na zgodzie użytkownika, lecz na uzasadnionych interesach firmy Daikin lub osób trzecich. W takich przypadkach firma Daikin nie będzie już przetwarzać danych osobowych użytkownika, chyba że można wykazać ważne i uzasadnione powody, które przeważają nad interesami, prawami lub wolnościami użytkownika, lub w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych. Jeśli użytkownik sprzeciwia się przetwarzaniu danych, powinien określić, czy chce usunąć swoje dane osobowe, czy ograniczyć ich przetwarzanie.  
• Prawo do złożenia skargi: Jeśli użytkownik uważa, że doszło do naruszenia obowiązujących przepisów dotyczących prywatności, ma prawo złożyć skargę do UODO - Urzędu ochrony danych osobowych lub miejsca, w którym doszło do domniemanego naruszenia.  

Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, można skontaktować się z administratorem danych pod następującym adresem e-mail dpc@daikineurope.com. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 14 ust. 3 RODO Administrator danych przekazuje informacje, o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO: a) w rozsądnym terminie od zebrania danych osobowych, ale nie później niż w ciągu jednego miesiąca, biorąc pod uwagę szczególne okoliczności przetwarzania danych osobowych; b) w przypadku gdy dane osobowe są przeznaczone do komunikacji z osobą, której dane dotyczą, nie później niż w momencie pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą; lub c) w przypadku gdy przewiduje się przekazanie danych innemu odbiorcy, nie później niż w momencie pierwszego przekazania danych osobowych.  

Aby skorzystać z praw wynikających z art. 15 i następnych Rozporządzenia, można zwrócić się do administratora danych, Daikin Europe Coordina on Center N.V., Spółka Akcyjna, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Taśmowej 7, e-mail dpc@daikineurope.com.  

9. Inspektor ochrony danych  

 Globalnym inspektorem ochrony danych odpowiedzialnym za zgodność firm Daikin w obszarze europejskim z przepisami o ochronie danych jest pani Ren Caoqin.  

Osoba, której dane dotyczą, może bezpiecznie i poufnie skontaktować się z inspektorem ochrony danych lub jego biurem w dowolnym momencie, jeśli ma ogólne pytania dotyczące przetwarzania jej danych osobowych lub w jakiejkolwiek sprawie związanej z ochroną danych, korzystając z poniższych danych:  

Adres e-mail: euprivacy@daikin.co.jp  

Inspektor ochrony danych, Umeda Center Bldg., 2-4-12, Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka 5308323, Japonia.