1. Kim jesteśmy  

Daikin Manufacturing Poland Sp. z o.o. ("Daikin" lub "my"), z siedzibą pod adresem ul. Gdańska 77A/3, Łódź, jest administratorem danych osobowych kandydatów. Informujemy pracowników podmiotów należących do naszej grupy o tym, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w ramach procesu zarządzania zasobami ludzkimi, zgodnie z art. 13 europejskiego rozporządzenia 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych ("Rozporządzenie" lub "RODO") oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000), oraz jego późniejszymi zmianami i integracjami.  

  2. Kategorie przetwarzanych danych i cele  

W ramach procesu selekcji Daikin i upoważnione strony trzecie mogą przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:  

• Osobiste dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, miejsce i data urodzenia, obywatelstwo i adres)   
• Dane identyfikacyjne (podatkowe)   
• Dane kontaktowe (e-mail, telefon, telefon komórkowy)   
• Dane osobowe członków rodziny, na przykład stan cywilny, skład rodziny, ich dane osobowe itp. - Dane związane z wykształceniem, sytuacją zawodową, karierą, rolą w firmie, na przykład kwalifikacje edukacyjne, poprzednie doświadczenie zawodowe, awanse, wyniki itp.   

Dane wrażliwe  

Daikin i autoryzowane strony trzecie przetwarzają ograniczoną ilość "wrażliwych" danych w celach wskazanych poniżej:  

• Przynależność do kategorii chronionych (dane specjalne zgodnie z art. 9 RODO): Daikin, jako administrator danych, będzie przetwarzać wyłącznie dane osobowe związane ze statusem zatrudnienia na mocy ustawy Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. 1974. Nr 24 poz. 141 z późniejszymi zmianami).   
• Informacje z rejestru sądowego i toczących się zarzutów Pracownika, dostarczone bezpośrednio przez kandydata i zarządzane w granicach określonych przez obowiązujące przepisy, a także dane związane z wszelkimi wyrokami skazującymi lub przestępstwami popełnionymi w trakcie zatrudnienia lub powierzonego zadania - o ile jest to dozwolone przez obowiązujące prawo dla określonych ról, jako istotne i odpowiednie do celów związanych z pracą.  

Podobnie jak w przypadku innych danych osobowych, przetwarzanie danych wrażliwych odbywa się zgodnie z zasadami konieczności i zgodności z prawem. Odbywa się to poprzez informowanie osób fizycznych z wyprzedzeniem i ubieganie się o zgodę, jeśli nie opiera się na innych równoważnych podstawach zgody. Prosimy o niepodawanie dodatkowych danych wrażliwych, chyba że zostaną Państwo o to wyraźnie poproszeni (dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne, filozoficzne lub inne, poglądy polityczne, członkostwo w partiach, związkach, stowarzyszeniach, a także dane osobowe ujawniające stan zdrowia i życie seksualne). Wszelkie przekazane dane wrażliwe zostaną natychmiast usunięte, chyba że towarzyszyć im będzie pisemna deklaracja zgody na ich przetwarzanie przez firmę Daikin po zapoznaniu się z tymi informacjami.  

Podane przez kandydata dane będą przetwarzane za pomocą zarówno ręcznych, jak i zautomatyzowanych metod przechowywania (te ostatnie przy użyciu odpowiednich narzędzi informatycznych i elektronicznych) wyłącznie w celu przeprowadzenia obiektywnej i kwalifikowanej oceny kandydatury w odniesieniu do stanowiska, na które prowadzony jest proces selekcji. Dane mogą być również przetwarzane po zakończeniu procesu selekcji, na potrzeby którego zostały przekazane, w ramach nowych procedur selekcji na podobne stanowiska, z zastrzeżeniem okresu przechowywania danych określonego w sekcji 7.  

 3. Podstawa prawna przetwarzania  

Nie będziemy przetwarzać danych osobowych kandydata, chyba że jest to wymagane lub uzasadnione przez prawo w tym konkretnym celu. Z tego powodu będziemy przetwarzać dane Państwa osobowe tylko wtedy, gdy:  

• Uzyskaliśmy Państwa uprzednią zgodę;  
• Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań wobec Państwa;  
• Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych lub regulacyjnych;  
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony Państwa interesów lub praw podstawowych lub innych osób; lub  
• przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów bez szkody dla interesów, praw podstawowych lub wolności. Należy pamiętać, że przetwarzając Państwa dane osobowe w oparciu o to kryterium, zawsze staramy się zachować równowagę między naszymi uzasadnionymi interesami a Państwa prywatnością.  

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi firmie Daikin rozpatrzenie wniosku kandydata w ramach procedury naboru.  

  4. Udostępnianie i przekazywanie danych osobowych  

Dane gromadzone przez Daikin będą udostępniane wyłącznie w celach wymienionych powyżej. Firma Daikin nie będzie udostępniać ani przekazywać danych osobowych kandydata stronom trzecim innym niż wskazane w niniejszej Informacji o polityce prywatności. W trakcie działalności firmy Daikin i wyłącznie w celach wymienionych w niniejszej Informacji o polityce prywatności Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:  

• Personel firmy (w tym bezpośredni i pośredni przełożeni Pracownika, personel działu kadr, a w niektórych przypadkach niektórzy współpracownicy w ramach swoich obowiązków służbowych)  - innym spółkom w ramach grupy Daikin, jako podmiotom przetwarzającym dane, w razie potrzeby do celów takich jak procesy globalne, komunikacja grupowa lub planowanie personelu   
• Osoby zewnętrzne współpracujące z firmą   
• Wszelkie podmioty publiczne i/lub prywatne, którym przekazanie danych osobowych jest niezbędne w związku z rekrutacją i wyłącznie w tym celu   
• Dostawcy usług, np. dostawcy usług kadrowo-płacowych, dostawcy systemów informatycznych, dostawcy usług w chmurze, dostawcy baz danych i konsultanci  
• Firmy ubezpieczeniowe, banki, podmioty publiczne działające jako podmioty przetwarzające dane, w przypadku których należy zapoznać się z ich informacjami o ochronie prywatności i politykami dotyczącymi sposobu wykorzystywania danych osobowych.  

Zaktualizowana lista podmiotów przetwarzających dane jest dostępna w siedzibie Administratora Danych i zostanie dostarczona na pisemny wniosek.  

  5. Przekazywanie danych do krajów spoza UE  

Firma Daikin może być zmuszona do przekazania danych osobowych kandydata do krajów znajdujących się poza Unią Europejską/Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), zwanych "krajami trzecimi". Takie przekazywanie danych do krajów trzecich może obejmować wszystkie czynności przetwarzania opisane w Rozdziale 3 powyżej. Niniejsza Informacja o ochronie prywatności ma również zastosowanie do przekazywania danych do krajów trzecich, w których poziom ochrony danych różni się od poziomu obowiązującego w Unii Europejskiej. W szczególności międzynarodowe przekazywanie danych może mieć miejsce w następujących okolicznościach:  

• Spółki Grupy: Spółki Grupy zlokalizowane poza Unią Europejską zawarły umowy o ochronie danych z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych zgodnych ze standardami określonymi przez Komisję Europejską w celu ochrony prywatności i legitymizacji międzynarodowych transferów danych.   
• Inne strony trzecie spoza Unii Europejskiej/EOG: Wszelkie przekazywanie danych osobowych stronom trzecim odbywa się wyłącznie po poinformowaniu kandydata i w razie potrzeby, uzyskaniu jego zgody. Wszelkie przekazywanie danych do krajów innych niż te, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, będzie oparte na umowach wykorzystujących standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską lub inne odpowiednie zabezpieczenia zgodne z obowiązującymi przepisami.  

Kandydat może zażądać dalszych informacji dotyczących międzynarodowego przekazywania danych osobowych i uzyskać kopię odpowiednich zabezpieczeń, korzystając ze swoich praw określonych w sekcji 7 poniżej.  

  6. Bezpieczeństwo danych osobowych  

Firma Daikin wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności danych osobowych. Środki te uwzględniają:  

• aktualny stan techniki;  
• koszty wdrożenia;   
• charakter danych; oraz   
• ryzyko związane z przetwarzaniem.  
• Celem jest ochrona danych osobowych kandydata przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem lub zmianą, przypadkową utratą, nieuprawnionym ujawnieniem, nieuprawnionym dostępem i innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania. Ponadto, zarządzając danymi osobowymi kandydata, Daikin:  
• gromadzi i przetwarza dane osobowe, które są adekwatne, istotne i nienadmierne, zgodnie z wymogami realizacji celów wymienionych powyżej; oraz  
• zapewnia, że takie dane osobowe pozostają aktualne i dokładne.  

  7. Okres przechowywania danych osobowych  

DENV-G zobowiązuje się do usunięcia danych osobowych należących do kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni po zakończeniu procesu selekcji po upływie 2 lat od powiadomienia o negatywnym wyniku selekcji, chyba że kandydaci, po otrzymaniu wspomnianego powiadomienia, wyraźnie zażądają natychmiastowego usunięcia swoich danych osobowych.  

Więcej informacji na temat okresu przechowywania danych osobowych dotyczących osób, których dane dotyczą, w tym danych pracowników, można znaleźć w Harmonogramie przechowywania dokumentacji – Polska.  

  8. Prawa kandydata  

Prawa związane z danymi osobowymi przetwarzanymi przez Daikin są następujące:  

• Prawo dostępu: Kandydat może zwrócić się do firmy Daikin o udzielenie informacji na temat przechowywanych danych osobowych dotyczących kandydata, w tym informacji na temat kategorii danych osobowych posiadanych lub kontrolowanych przez firmę Daikin, celu, w jakim są one wykorzystywane, miejsca, w którym zostały zebrane (jeśli nie bezpośrednio od kandydata) oraz podmiotu, któremu mogły zostać przekazane.  
• Prawo do sprostowania: kandydat może zażądać od firmy Daikin sprostowania dotyczących go lub przekazanych przez niego danych osobowych. Daikin dokłada uzasadnionych starań, aby zapewnić, że przechowywane przez nią dane osobowe są dokładne, kompletne, aktualne i istotne, w oparciu o najnowsze dostępne informacje.  
• Prawo do usunięcia danych: Kandydat może zażądać od firmy Daikin usunięcia swoich danych osobowych, jeśli:  

1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zgromadzone lub w inny sposób przetwarzane;  
2. kandydat ma prawo sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu jego danych osobowych i skorzysta z tego prawa;  
3. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem; chyba że przetwarzanie jest konieczne ze względu na zobowiązania prawne, przepisy prawa lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.  

• Prawo do ograniczenia: kandydat może uzyskać ograniczenie przetwarzania swoich danych osobowych, jeśli:  

1. kandydat kwestionuje dokładność swoich danych osobowych w okresie, w którym Daikin musi zweryfikować ich dokładność;  
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub dane nie są już potrzebne do celów przetwarzania, ale kandydat potrzebuje ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.  

• Prawo do przenoszenia danych: Na żądanie kandydata firma Daikin przekaże jego dane osobowe innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie wykonalne, pod warunkiem, że przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody kandydata lub jest niezbędne do wykonania umowy.  
• Prawo do sprzeciwu: kandydat ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych, pod warunkiem, że przetwarzanie nie opiera się na zgodzie kandydata, lecz na uzasadnionych interesach firmy Daikin lub osób trzecich. W takich przypadkach firma Daikin nie będzie już przetwarzać danych osobowych kandydata, chyba że można wykazać ważne i uzasadnione powody, które przeważają nad interesami, prawami lub wolnościami kandydata, lub w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych. Jeśli kandydat sprzeciwia się przetwarzaniu danych, powinien określić, czy chce usunąć swoje dane osobowe, czy ograniczyć ich przetwarzanie.  
• Prawo do złożenia skargi: Jeśli kandydat uważa, że doszło do naruszenia obowiązujących przepisów dotyczących prywatności, ma prawo złożyć skargę do UODO - Urzędu ochrony danych osobowych  lub miejsca, w którym doszło do domniemanego naruszenia.  

Aby skorzystać z powyższych praw, można skontaktować się z Administratorem Danych pod następującym adresem e-mail dpc@daikineurope.com. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 14 ust. 3 RODO Administrator danych przekazuje informacje, o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO: a) w rozsądnym terminie od zebrania danych osobowych, ale nie później niż w ciągu jednego miesiąca, biorąc pod uwagę szczególne okoliczności przetwarzania danych osobowych; b) w przypadku gdy dane osobowe są przeznaczone do komunikacji z osobą, której dane dotyczą, nie później niż w momencie pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą; lub c) w przypadku gdy przewiduje się przekazanie danych innemu odbiorcy, nie później niż w momencie pierwszego przekazania danych osobowych.  

Aby skorzystać z praw wynikających z art. 15 i następnych rozporządzenia, można zwrócić się do administratora danych Daikin Manufacturing Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Gdańska 77A/3, Email dpc@daikineurope.com.  

  9. Inspektor ochrony danych  

Globalnym inspektorem ochrony danych odpowiedzialnym za zgodność działań Daikin w obszarze europejskim z przepisami o ochronie danych jest Ren Caoqin.  

Osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili bezpiecznie i poufnie skontaktować się z inspektorem ochrony danych lub jego biurem w przypadku ogólnych pytań dotyczących przetwarzania jej danych osobowych lub w jakiejkolwiek sprawie związanej z ochroną danych, korzystając z poniższych danych:  

Adres e-mail: euprivacy@daikin.co.jp  

Inspektor ochrony danych, Umeda Center Bldg., 2-4-12, Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka 5308323, Japoni